Vandebos bundelt alle bedrijfsinformatie in één omgeving
Eén familiebedrijf, vier ondernemingen, honderden medewerkers en dagelijks nieuwe informatie vanuit de werven. Bouwbedrijf Vandebos groeide, maar de manier waarop informatie werd gedeeld groeide niet vanzelf mee.
Een algemene aannemer met veel bewegende onderdelen
Vandebos is een familiebedrijf en algemene aannemer, gespecialiseerd in appartementsgebouwen en stedelijke renovatieprojecten. Krijn Henrotte, gedelegeerd bestuurder van Bouwbedrijf Vandebos, legt uit wat dat inhoudt:
"Wij zijn een algemene aannemer, wat wil zeggen dat we heel veel dingen zelf doen, maar ook heel veel coördineren."
Die combinatie van zelf uitvoeren en coördineren zorgt voor een constante stroom aan informatie. Van keuringen die moeten gebeuren tot documenten die vanaf de werf ingevuld moeten worden. Daarnaast valt Bouwbedrijf Vandebos onder de bredere Vandebos groep, met in totaal vier bedrijven. Eveline is binnen de groep verantwoordelijk voor personeelsbeleid over alle vier de bedrijven heen.
De uitdaging: informatie die verspreid raakt
Vóór Bundeling verliep veel communicatie via losse kanalen. Algemene bedrijfsdocumenten, mededelingen over evenementen, HR-communicatie: het kwam via verschillende wegen binnen, vaak via mail of via de leidinggevende.
Aldus Eveline:
"Vroeger verliep veel communicatie via papier: loonbrieven, uitnodigingen die we moesten versturen."
Dat maakte informatie moeilijk terug te vinden. Wie een document zocht, moest teruggraven in een mailbox. Wie iets wilde weten, moest vaak eerst iemand bellen.
Alles gebundeld op één platform
Het hoofddoel bij de installatie van Bundeling was helder: de informatiestroom binnen de organisatie stroomlijnen. Inmiddels staat alle relevante informatie voor medewerkers gebundeld op één omgeving, van algemene info die iedereen dagelijks kan gebruiken tot specifieke informatie rond activiteiten.
Aldus Krijn:
"Het grote voordeel van Bundeling is dat we alle informatie op één platform hebben."
Dat betekent niet alleen communicatie over evenementen of mededelingen, zoals een keuring die moet plaatsvinden of documenten die vanaf de werf ingevuld moeten worden. Ook algemene bedrijfsdocumenten, zoals het arbeidsreglement en algemene afspraken, zijn nu terug te vinden binnen de app.
"Mensen hoeven vanuit de app niet meer te zoeken in een mailbox naar wanneer we die mail ooit hebben gehad. Dat hoeft allemaal niet meer", aldus Krijn.
Wat het oplevert
Ook voor HR heeft het bundelen van die communicatie veel veranderd. Vroeger liep informatie vaak via de ene leidinggevende die het doorgaf aan de andere, met alle vertraging van dien. Nu bereikt informatie iedereen op hetzelfde moment, rechtstreeks vanuit de app.
Vertelt Eveline:
"Iedereen krijgt informatie nu tegelijkertijd. Voor dingen waarvoor ik vroeger eerst iemand moest bellen om te vragen of ze het mij konden bezorgen, kan ik nu snel zelf bij de juiste informatie. Dat is wel gemakkelijk."
Ervaring van Vandebos
Voor Vandebos gaat de winst verder dan gemak alleen. Het gaat om duidelijkheid: informatie die voor iedereen begrijpelijk en terug te vinden is, zonder dat zaken telkens herhaald hoeven te worden.
Aldus Eveline:
"Ik denk dat Bundeling ervoor gezorgd heeft dat de stroom aan informatie duidelijk leesbaar en begrijpbaar is, en dat we daardoor veel minder tijd verliezen met zaken te herhalen."
Belangrijkste inzichten
Voor een familiebedrijf met meerdere ondernemingen, verschillende werven en een constante stroom aan operationele en HR-gerelateerde informatie, telt vooral of iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt. Geen losse mailtjes, geen documenten die zoekraken, geen dubbel werk voor leidinggevenden.
Voor Vandebos komt dat vooral neer op tijd: minder zoeken, minder bellen en minder dingen die meerdere keren uitgelegd moeten worden. Krijn en Eveline bundelen inmiddels niet alleen informatie, maar ook de manier waarop vier bedrijven met elkaar communiceren, in één omgeving waar iedereen tegelijk over dezelfde informatie beschikt.
Ook je bedrijfsinformatie overzichtelijk op één omgeving?
