”Wij hebben ledencommunicatie goed geregeld”
Die reactie hoor ik regelmatig van verenigingen. En vaak klopt dat wel. De nieuwsbrief wordt netjes verstuurd, de website is actueel, LinkedIn wordt bijgehouden en voor snelle communicatie is er misschien nog WhatsApp of directe e-mail. Ook evenementen en congressen zijn vaak prima georganiseerd via een aparte eventtool of externe partij.
Op papier staat alles dus goed.
Maar als je iets verder kijkt, ontstaan er toch interessante vragen.
Hoeveel tijd kost het om al die communicatie goed georganiseerd te houden? Krijgt ieder lid daadwerkelijk de informatie die voor hem of haar relevant is? En betekent goed informeren automatisch dat leden ook betrokken zijn?
Want juist daar zit bij veel verenigingen nog ruimte voor verbetering.
Vijf goed werkende kanalen kunnen samen alsnog een uitdaging vormen
Een website voor uitgebreide informatie, een nieuwsbrief om leden naar die website te sturen, LinkedIn voor zichtbaarheid, WhatsApp voor snelle updates, directe e-mail voor specifieke communicatie en misschien nog een aparte omgeving voor evenementen en inschrijvingen.
Los van elkaar kunnen al deze kanalen uitstekend functioneren.
De uitdaging ontstaat wanneer je naar het geheel kijkt. Dezelfde informatie komt vaak via meerdere kanalen terug, ledenlijsten moeten worden bijgehouden en rondom een evenement zijn er veel losse communicatiemomenten. Voor beheerders betekent dat schakelen tussen systemen. Voor leden betekent het dat informatie op verschillende plaatsen terechtkomt.
Het werkt dus wel, maar de vraag is of het ook eenvoudiger kan.
Maar bereiken we ook het juiste lid?
Er speelt nog iets anders.
Veel verenigingen bestaan uit een heel diverse achterban. Een groot bedrijf heeft andere behoeften dan een kleine organisatie. Een directeur zoekt andere informatie dan een communicatieprofessional. Het ene lid is vooral geïnteresseerd in kennis en wetgeving, terwijl een ander meer waarde haalt uit evenementen of netwerken.
Toch ontvangen leden vaak grotendeels dezelfde ledencommunicatie.
Als de hoeveelheid informatie toeneemt, wordt relevantie steeds belangrijker. Hoe meer berichten iemand ontvangt die niet direct aansluiten, hoe groter de kans dat juist belangrijke informatie wordt gemist.
Door leden te segmenteren op basis van bijvoorbeeld doelgroep, functie, interesse of vakgebied kun je informatie veel gerichter aanbieden.
Niet ieder lid hoeft alles te zien.
Ieder lid moet vooral zien wat voor hem of haar belangrijk is.
Informeren is iets anders dan betrekken
Een andere uitdaging die verenigingen regelmatig benoemen, is ledenbetrokkenheid.
Je kunt een nieuwsbrief naar alle leden sturen, maar dat betekent nog niet automatisch dat leden zich betrokken voelen bij de vereniging.
Betrokkenheid ontstaat wanneer leden niet alleen informatie ontvangen, maar ook eenvoudig kunnen deelnemen. Denk aan aanmelden voor activiteiten, reageren op berichten, vragen stellen, oproepen delen of andere leden vinden.
Daarmee verandert communicatie van iets dat vooral vanuit de vereniging naar het lid gaat, naar iets waar leden zelf onderdeel van worden.
En juist daar kan het bundelen van ledencommunicatie, activiteiten en interactie veel verschil maken.
Je hoeft bestaande kanalen niet overboord te gooien
Betekent dat dan dat de nieuwsbrief of website moet verdwijnen?
Zeker niet.
Als die goed werken, moeten ze vooral blijven doen waar ze goed in zijn.
De winst zit vaak in wat je daaromheen kunt bundelen. Door informatie, activiteiten, communicatie en interactie slimmer samen te brengen, hoeven beheerders minder te schakelen en krijgen leden meer overzicht.
Het doel is dus niet om nóg een los kanaal toe te voegen. Het gaat erom bestaande communicatie slimmer te organiseren.
Kan het ook slimmer?
Misschien is jullie ledencommunicatie inderdaad goed geregeld.
Maar hoeveel systemen gebruiken jullie daarvoor? Hoeveel handmatig werk zit er achter een evenement? Kunnen verschillende groepen leden eenvoudig gericht worden bereikt? En helpt de huidige aanpak ook echt om leden betrokken te houden?
Als een van die vragen lastig te beantwoorden is, betekent dat niet dat de communicatie slecht georganiseerd is.
Het betekent alleen dat er misschien nog iets te bundelen valt.
Misschien is de vraag daarom niet:
“Hebben we onze ledencommunicatie goed geregeld?”
Maar:
“Kunnen we wat al goed werkt slimmer bundelen, zodat het minder tijd kost én relevanter wordt voor onze leden?”
