Bundeling vs. WhatsApp: die wichtigsten Unterschiede

Eine kurze Nachricht ans Team, eine WhatsApp Gruppe für die Mitgliederversammlung und noch eine für den Abschied am Freitag. In vielen Organisationen ist WhatsApp längst zu einem festen Kanal geworden, um Informationen zu teilen und Absprachen zu treffen.

Doch eignet sich WhatsApp auch dafür, die Kommunikation innerhalb einer Organisation oder Community strukturiert zu organisieren?

Das hängt davon ab, was du erreichen möchtest. WhatsApp und Bundeling verfolgen unterschiedliche Ansätze. Während WhatsApp vor allem auf den Austausch von Nachrichten ausgerichtet ist, bietet Bundeling eine vollständige Plattform, die Kommunikation, Informationen, Aktivitäten und Interaktion an einem Ort bündelt.

In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Bundeling und WhatsApp.

Welche WhatsApp Lösungen gibt es?

Bevor wir beide Lösungen vergleichen, ist es wichtig, zwischen den verschiedenen WhatsApp Angeboten zu unterscheiden.

• Normale WhatsApp Gruppen: Sie sind für die Kommunikation innerhalb einer Gruppe gedacht. Teilnehmende können Nachrichten, Fotos, Videos und Dokumente teilen.

• WhatsApp Communities: Sie schaffen mehr Struktur, indem mehrere Gruppen innerhalb einer Community zusammengeführt werden. Administratoren können Ankündigungen versenden und Mitglieder können kleineren Gruppen beitreten. Auch Veranstaltungen, Umfragen und das Teilen von Dateien sind möglich.

• WhatsApp Business: Diese Lösung richtet sich vor allem an die geschäftliche Kommunikation mit Kunden. Die Business App bietet Funktionen wie Unternehmensprofile und Werkzeuge für die Kundenkommunikation. Für größere Organisationen gibt es zusätzlich die WhatsApp Business Platform API, mit der sich Kommunikation automatisieren und in bestehende Systeme integrieren lässt.

WhatsApp bietet damit verschiedene Möglichkeiten, Gruppen und Kommunikation zu organisieren.

Wie unterscheidet sich Bundeling von WhatsApp?

Der Unterschied liegt nicht in einer einzelnen Funktion. WhatsApp ist in erster Linie ein Kommunikationstool. Bundeling ist eine Plattform, mit der du Mitarbeitende, Mitglieder oder Partner informieren, verbinden und aktiv einbinden kannst.

Die wichtigsten Unterschiede zeigen sich in sechs Bereichen.

1. Nutzerverwaltung und Zugänge

Bei WhatsApp bildet die Telefonnummer die Grundlage des Nutzerkontos. Personen werden Gruppen oder Communities hinzugefügt und Administratoren entscheiden, wer Zugriff erhält.

Bei Bundeling verwaltest du alle Nutzer zentral über ein Dashboard. Du lädst Personen auf Grundlage ihrer Kontodaten ein, beispielsweise über ihre E Mail Adresse, und entscheidest selbst, wer Zugriff auf die Plattform erhält. Persönliche Telefonnummern müssen nicht ausgetauscht werden, um jemanden zur Business Community hinzuzufügen.

Ist Bundeling mit einem HRM oder CRM System wie HubSpot oder Salesforce verbunden, kann dieser Prozess automatisiert werden. Wird eine Person im angebundenen System hinzugefügt, kann sie automatisch auch in Bundeling angelegt werden. Verlässt jemand die Organisation und wird dort entfernt, lässt sich auch der Zugriff auf Bundeling automatisch beenden.

Auch untereinander müssen Nutzer keine persönlichen Kontaktdaten austauschen. E Mail Adressen können in Bundeling ausgeblendet werden. So können Menschen innerhalb der Community miteinander chatten, ohne private Kontaktdaten weiterzugeben.

In einer WhatsApp Gruppe ist die Telefonnummer standardmäßig für andere Gruppenmitglieder sichtbar. WhatsApp führt inzwischen Nutzernamen ein, mit denen die eigene Nummer geschützt werden kann. Diese müssen jedoch von jedem Nutzer selbst eingerichtet werden.

1.1 Was passiert, wenn jemand die Organisation verlässt?

Besonders deutlich wird der Unterschied beim Umgang mit ehemaligen Mitarbeitenden oder Mitgliedern.

Wird jemand aus einer WhatsApp Gruppe entfernt, verschwinden bereits empfangene Nachrichten nicht automatisch vom Smartphone. Neue Gruppennachrichten werden nicht mehr zugestellt, der bisherige Chatverlauf kann jedoch erhalten bleiben.

Das gilt auch für WhatsApp Communities. Beim Verlassen einer Community kann ein Nutzer seinen bisherigen Chatverlauf behalten.

Bei Bundeling wird der Zugriff über Nutzerkonten gesteuert. Wird ein Konto gelöscht, verliert die betreffende Person den Zugang zur Plattform.

So behält die Organisation die Kontrolle darüber, wer weiterhin auf aktuelle Informationen und Kommunikation innerhalb der Community zugreifen kann.

1.2 Zugang nur auf Einladung

Bundeling ist eine geschlossene Plattform. Nur eingeladene Nutzer erhalten Zugriff.

Als Administrator entscheidest du, wer Teil der Community ist und welche Berechtigungen damit verbunden sind.

Auch der direkte Kontakt zwischen Nutzern lässt sich individuell gestalten. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Personen sich zunächst gegenseitig als Geschäftskontakt bestätigen müssen, bevor sie direkt miteinander chatten können.

2. Gezielte Kommunikation

In einer WhatsApp Gruppe erhalten grundsätzlich alle Mitglieder dieselben Nachrichten. Innerhalb von WhatsApp Communities lässt sich die Kommunikation mit verschiedenen Gruppen und Ankündigungen etwas stärker strukturieren.

Bundeling geht mit Labels einen Schritt weiter.

Damit lassen sich Informationen gezielt mit bestimmten Nutzergruppen teilen, beispielsweise nach Abteilung, Funktion, Standort, Organisation oder Interesse.

So erhalten Mitarbeitende nur die Informationen, die für sie relevant sind. Dasselbe gilt für Mitglieder eines Verbands oder Geschäftspartner innerhalb eines Business Clubs.

Auch WhatsApp ermöglicht inzwischen über Mitgliedstags, Rollen oder Funktionen innerhalb einer Gruppe sichtbar zu machen. Diese Tags zeigen jedoch lediglich, welche Rolle eine Person innerhalb der Gruppe hat.

Mit den Labels von Bundeling lassen sich dagegen Kommunikation und Inhalte gezielt an bestimmte Zielgruppen ausspielen. So wird vermieden, dass Nutzer durch zu viele irrelevante Benachrichtigungen das Interesse verlieren.

3. Einblick in Reichweite und Engagement

Bei WhatsApp kannst du sehen, wer deine eigenen Nachrichten gelesen hat. Einen übergreifenden Überblick darüber, wie viele Menschen erreicht werden oder wie aktiv eine Community ist, gibt es jedoch nicht.

Bundeling bietet diese Einblicke über das Dashboard.

Administratoren sehen dort beispielsweise, wie viele Nutzer einen Newsbeitrag gelesen haben, wer sich für eine Veranstaltung angemeldet hat und wie aktiv die Community insgesamt ist.

So lässt sich erkennen, ob Informationen tatsächlich ankommen und wo die Kommunikation angepasst werden sollte.

Gerade für HR und Kommunikation ist das wertvoll. Entscheidungen müssen nicht allein nach Gefühl getroffen werden, sondern können auf tatsächlichen Nutzungsdaten basieren.

. Mehr als nur Nachrichten austauschen

Neben Chats bietet WhatsApp mittlerweile auch Funktionen für Veranstaltungen, Umfragen und das Teilen von Dateien. Dadurch lassen sich verschiedene Formen der Kommunikation innerhalb von Gruppen abbilden.

Bundeling verbindet diese Möglichkeiten mit weiteren Funktionen für die tägliche Organisation einer Community.

Dazu gehören:

News und Updates: Wichtige Informationen gezielt mit Mitarbeitenden, Mitgliedern oder Partnern teilen.

Aktivitäten und Events: Veranstaltungen organisieren, Anmeldungen verwalten, Teilnehmerlimits festlegen und automatische Erinnerungen versenden.

Ticketing und Hospitality: Gäste vor, während und nach einem Spieltag oder Event strukturiert informieren und betreuen.

Dokumente und Wissensaustausch: Wichtige Dateien, Videos, Richtlinien und weitere Informationen zentral bündeln.

Formulare und Umfragen: Feedback einholen, Befragungen durchführen und die Community in Entscheidungen einbeziehen.

Networking und Kontakte: Nutzer können andere Personen und deren Organisationen entdecken und miteinander in Kontakt treten.

Integrationen: Bestehende Systeme lassen sich über API oder Datalink mit Bundeling verbinden. So bleiben Nutzer, Abteilungen und Organisationen automatisch aktuell. Unser Projektteam unterstützt bei der Einrichtung.

4.1 Eine zentrale Umgebung im eigenen Design

Bundeling lässt sich vollständig an das Erscheinungsbild der eigenen Organisation anpassen.

Du entscheidest selbst, welche Funktionen und Integrationen relevant sind.

So werden nicht nur Kommunikation, sondern auch Informationen, Aktivitäten und Interaktion in einer zentralen Umgebung gebündelt, die klar als Teil der eigenen Organisation erkennbar ist.

5. Berufliches und Privates voneinander trennen

Wird WhatsApp auch für geschäftliche Kommunikation genutzt, vermischen sich private und berufliche Gespräche schnell.

Mit Bundeling findet die geschäftliche Kommunikation in einer eigenen App statt. Private Unterhaltungen und berufliche Kommunikation bleiben dadurch voneinander getrennt.

Außerdem entscheidest du selbst, ob du deine private Telefonnummer mit Kollegen, Mitgliedern oder Partnern teilen möchtest. Innerhalb von Bundeling bleibst du trotzdem erreichbar.

Im Urlaub oder vorübergehend nicht verfügbar? In Bundeling lässt sich der eigene Status entsprechend anpassen. Andere Nutzer sehen dann direkt, dass du nicht erreichbar bist.

Zusätzlich können alle Bundeling Push Benachrichtigungen über die Einstellungen der App auf einmal deaktiviert werden.

Da geschäftliche Kommunikation, Informationen und Aktivitäten auf einer Plattform gebündelt werden, müssen nicht mehrere berufliche Gruppen und Apps einzeln stummgeschaltet werden.

So lässt sich besser steuern, wann geschäftliche Informationen ankommen und wie viel Abstand zur beruflichen Kommunikation außerhalb der Arbeitszeit gewünscht ist.

6. Daten und Sicherheit

Datenschutz und Datenverwaltung spielen bei geschäftlicher Kommunikation eine wichtige Rolle. Besonders dann, wenn mit Mitarbeitenden, Mitgliedern oder Geschäftskontakten kommuniziert wird oder interne Unternehmensinformationen geteilt werden.

Das bedeutet nicht, dass WhatsApp grundsätzlich unsicher ist.

Neben Nachrichten verarbeitet WhatsApp jedoch auch weitere Daten, darunter Kontoinformationen, technische Informationen sowie Angaben zu Gruppen und Communities.

Laut eigener Datenschutzrichtlinie werden Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen und gespeichert, unter anderem in den Vereinigten Staaten.

Quelle: WhatsApp Datenschutzrichtlinie für den Europäischen Wirtschaftsraum, Abschnitt zur Übertragung von Informationen außerhalb des EWR.

Bundeling verfolgt bei der Datenspeicherung einen anderen Ansatz.

Die Daten werden in den Niederlanden gehostet und unterliegen der europäischen Gesetzgebung einschließlich der DSGVO.

Darüber hinaus bleibt die Organisation Eigentümer ihrer Daten, auch wenn die Zusammenarbeit endet.

Als Administrator bestimmst du außerdem selbst, wer Zugriff auf welche Informationen und Kommunikation erhält.

Die Unterschiede im Überblick

Bundeling, WhatsApp oder beides?

WhatsApp hat einen großen Vorteil: Fast jeder hat die App bereits auf dem Smartphone.

Man kann sofort loslegen und für kurze, informelle Nachrichten oder schnelle Absprachen funktioniert WhatsApp gut. Deshalb wirkt es gerade am Anfang häufig wie die einfachste Lösung.

Mit dem Wachstum einer Organisation oder Community verändert sich das jedoch oft.

Gespräche, Absprachen und Dateien verteilen sich auf verschiedene Gruppen und es wird schwieriger, den Überblick zu behalten.

Deshalb empfehlen wir, geschäftliche Kommunikation zentral zu bündeln. So lassen sich Nutzer strukturiert verwalten und Informationen gezielt teilen.

Bundeling bietet dafür eine zentrale Lösung. Je früher diese Grundlage geschaffen wird, desto einfacher ist auch der spätere Wechsel.

Bedeutet das automatisch, dass WhatsApp vollständig ersetzt werden muss?

Nicht unbedingt.

Gerade weil WhatsApp bereits von so vielen Menschen genutzt wird, können sich beide Lösungen ergänzen. WhatsApp eignet sich für schnelle und informelle Absprachen. Bundeling schafft die Struktur für Kommunikation, Informationen und Aktivitäten innerhalb einer Organisation oder Community.

Das Ziel muss nicht sein, jede Kommunikation über einen einzigen Kanal laufen zu lassen.

Entscheidend ist vielmehr, bewusst festzulegen, wo welche Kommunikation stattfindet und wie Informationen, Aktivitäten und Interaktion für Mitarbeitende, Mitglieder oder Partner sinnvoll gebündelt werden.

Neugierig, wie Bundeling in deiner Organisation eingesetzt werden kann?

Wir zeigen dir gerne, wie sich Kommunikation, Informationen und Aktivitäten auf einer zentralen Plattform bündeln lassen.

Geschrieben von Ward Gugelot Head of Marketing