Von vielen Einzellösungen zu einer gebündelten IT-Landschaft
Ein HRM-System für Mitarbeiterdaten. Ein CRM für Vertrieb und Beziehungsmanagement. Microsoft 365 für Dokumente und Zusammenarbeit. Ein CMS für den Online-Auftritt. Und Ticketing- oder Event-Tools für Zutritt und Anmeldungen.
Jedes einzelne Tool erfüllt seinen Zweck. Doch die schiere Anzahl an Systemen kann in Kombination mit fehlender Struktur schnell für Unübersichtlichkeit sorgen.
In diesem Artikel zeigen wir, woher diese Fragmentierung entsteht, welche Lösungen es gibt und wie Sie die IT-Landschaft Ihrer Organisation mit einem praktischen Schritt-für-Schritt-Plan strukturieren und sinnvoll bündeln können.
Sind die Tools das Problem – oder fehlt ein verbindendes Element?
Organisationen kommen kaum darum herum, mehrere Tools parallel einzusetzen. Diese Systeme sind für sich genommen oft gut konfiguriert. Sie erfüllen einen klaren Zweck und lösen ein bestimmtes Problem.
Die Fragmentierung entsteht jedoch häufig auf der Nutzerseite. Administratoren wissen, welches System welchem Zweck dient, für Nutzer ist das nicht immer so eindeutig. Sie müssen nach Informationen suchen, zwischen Tools wechseln, sich erneut anmelden oder Informationen aus verschiedenen Kanälen zusammentragen.
Das erhöht das Risiko, dass Updates übersehen werden, und kann Prozesse unnötig kompliziert wirken lassen. Das kostet Zeit, verursacht Frustration und kann letztlich das Engagement verringern.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht unbedingt: Welche Tools fehlen uns noch? Sondern: Wie schaffen wir es, dass unsere IT-Landschaft für Nutzer wie eine klare, gebündelte und zusammenhängende Umgebung wirkt?
Nutzer denken in Handlungen, nicht in Systemen
Viele Organisationen betrachten ihre IT-Landschaft aus der Perspektive des Backends. Wie verwalten wir Daten? Wo speichern wir Dokumente? Welches System nutzen wir für unsere Mitgliederverwaltung? Wo verwalten wir Tickets, Veranstaltungen oder Formulare?
Diese Fragen sind wichtig, reichen aber häufig nicht aus.
Aus Sicht der Nutzerfreundlichkeit ist es sinnvoller, in Handlungen statt in Systemen zu denken. Nutzer möchten einfach wissen, wo sie Informationen finden, wo sie aktiv werden müssen und wo Interaktion stattfindet.
Denken Sie beispielsweise an Fragen wie:
- Wo finde ich die neuesten Nachrichten?
- Muss ich mich für Veranstaltungen per E-Mail anmelden?
- Wo wurde das Dokument mit mir geteilt?
- Bekomme ich die Tickets per E-Mail?
- Wie kann ich schnell mit anderen Mitgliedern in Kontakt treten?
- Wo kann ich das schnell erledigen?
Genau hier beginnt das Bündeln: Nicht die Systeme stehen im Mittelpunkt, sondern das, was Nutzer mit ihnen tun möchten.
Das Backend und Frontend Ihrer IT-Landschaft
Es mag selbstverständlich erscheinen, ist aber dennoch erwähnenswert: Jede IT-Landschaft hat zwei Seiten – das Frontend und das Backend.
Das Backend besteht aus den Systemen, die Struktur in Ihre Organisation bringen. Zum Beispiel:
- CRM-Systeme wie Salesforce oder Microsoft Dynamics;
- Microsoft 365, SharePoint und OneDrive;
- Ticketing und Event-Tools;
- CMS-Systeme;
- HRM-Systeme;
- Tools für die Mitgliederverwaltung.
Unabhängig davon, wie gut diese Systeme im Backend eingerichtet sind: Im Frontend erhalten Menschen täglich Informationen, reagieren darauf und bleiben im Austausch.
Genau hier liegt häufig die Herausforderung.
Wenn sich das Frontend fragmentiert anfühlt, müssen Nutzer weiterhin suchen, wechseln und sich orientieren. Eine nutzerfreundliche IT-Landschaft entsteht dann, wenn die Struktur des Backends im Frontend gebündelt und einfach erlebbar wird.
Warum ein System für alles nicht realistisch ist
Viele Organisationen suchen nach einem System, das alles kann. Das klingt logisch, ist in der Praxis aber nur selten die richtige Lösung. In der Regel benötigen Sie verschiedene spezialisierte Tools.
Ein HRM-System ist besonders gut für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten geeignet, ein CRM für das Beziehungsmanagement und ein Ticketing-Tool für die Verwaltung von Tickets und Zutrittskontrollen.
Sie müssen diese Systeme also nicht ersetzen. Die entscheidende Frage ist vielmehr, wie Sie die Stärken dieser Systeme bündeln, sodass die Nutzung für Anwender logisch und intuitiv wirkt.
Eine Community-Plattform als verbindende Ebene Ihrer IT-Landschaft
Eine Community-Plattform wie Bundeling kann die verbindende Ebene zwischen Ihren bestehenden Systemen und Ihren Nutzern bilden. Mit unseren Funktionen bündeln Sie Kommunikation, Informationen und Interaktion in einer einzigen Umgebung. Durch die Anbindung Ihrer bestehenden Tools und den Einsatz von SSO müssen sich Nutzer nur einmal anmelden. Im Backend bleiben mehrere Systeme aktiv, während die Nutzer im Frontend deutlich weniger von dieser Komplexität wahrnehmen.
Was ist SSO?
SSO steht für Single Sign-On. Dabei handelt es sich um eine Technologie, mit der sich Nutzer einmal anmelden und anschließend automatisch auf verschiedene Apps und Websites zugreifen können, ohne jedes Mal ihr Passwort eingeben zu müssen.
Das ist nicht nur praktisch. Richtig eingerichtet kann eine SSO-Lösung sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Sicherheit verbessern.
Wie funktioniert das?
- Ein zentraler Dienst, der sogenannte Identity Provider, überprüft Ihre Identität.
- Sobald Sie angemeldet sind, bestätigt dieser Ihre Identität gegenüber den anderen Apps.
- Dadurch müssen sich Nutzer nicht für jede App ein eigenes Passwort merken.
So entsteht für Nutzer ein digitaler One-Stop-Shop: Kommunikation, Informationen, Interaktion und Prozesse werden ebenso wie Updates, Aktivitäten und Veranstaltungen in einer Umgebung gebündelt.
Wie sieht eine gebündelte IT-Landschaft in der Praxis aus?
Anhand von Beispielen unserer Kunden zeigen wir, wie eine vernetzte und gebündelte IT-Landschaft für Unternehmen, professionelle Sportvereine und Mitgliederorganisationen aussehen kann.
Für Sportvereine: CRM, Ticketing und Bundeling
Bei professionellen Sportvereinen geht es häufig um Beziehungen, Zutritt, Veranstaltungen und Engagement.
CRM-Systeme wie AFAS, Salesforce oder Microsoft Dynamics unterstützen das Beziehungsmanagement und den Vertrieb. Ticketing-Lösungen wie Tymes4 verwalten Zutritt und Tickets. Bundeling ermöglicht Business-Club-Mitgliedern und Partnern den Zugriff auf relevante Inhalte und Funktionen in einer App.
Tickets, Veranstaltungen, Nachrichten, Networking, Teilnehmerlisten und persönliche Updates werden für die Nutzer in einer Umgebung gebündelt.
Kurz gesagt: Die CRM- und Ticketing-Systeme verwalten Vertrieb, Beziehungen und Zutritt. Bundeling bündelt die relevanten Inhalte und schafft eine zentrale Umgebung für die Community.
Für Mitgliederorganisationen: Website, Mitgliederverwaltung und Bundeling
Für Verbände und Mitgliederorganisationen spielt die Website neben dem CRM-System häufig eine wichtige Rolle.
Die Website sorgt für Sichtbarkeit, Orientierung und öffentliche Informationen. Bundeling bietet Mitgliedern täglich einen Mehrwert durch Updates, Aktivitäten, Dokumente, Anmeldungen, Interaktion und exklusive Inhalte. Bei Bedarf kann Bundeling die Website ganz einfach über einen In-App-Browser darstellen. So werden öffentliche und exklusive Informationen in einer Umgebung gebündelt.
Die Website ist der Showroom. Die Plattform ist der Ort, an dem Mitglieder täglich exklusiven Mehrwert erleben.
Für Unternehmen: HRM, Microsoft und Bundeling
Bei Unternehmen zeigt sich, dass eine starke Kombination aus HRM, Microsoft und Bundeling besonders sinnvoll sein kann. HRM-Systeme bilden die Grundlage für Mitarbeiterdaten. Microsoft 365 unterstützt Zugriff, Dokumente und Zusammenarbeit. Bundeling bündelt Kommunikation, Informationen und Interaktion und bringt sie direkt zu den Mitarbeitern.
Für Nutzer bedeutet das: Sie können sich mit ihrem bestehenden Konto anmelden, relevante Updates erhalten, Dokumente finden, Formulare ausfüllen und mit der Organisation verbunden bleiben.
Die größte Stolperfalle: Alles miteinander verbinden zu wollen, ohne einen klaren Mehrwert zu schaffen
Integrationen sind wertvoll, aber nicht jede Verbindung ergibt automatisch Sinn. Manchmal schaffen sie sogar noch mehr Komplexität, weil Organisationen versuchen, alles mit allem zu verbinden. Deshalb sollten Sie den tatsächlichen Mehrwert jeder Verbindung prüfen. Stellen Sie sich Fragen wie:
- Reduziert dies den administrativen Aufwand?
- Verbessert dies die Nutzererfahrung?
- Erhöht dies die Akzeptanz?
- Verhindert dies Verwirrung?
- Vereinfacht dies Prozesse?
- Werden diese Daten im Frontend wirklich benötigt?
Eine Verbindung schafft nur dann einen Mehrwert, wenn sie dabei hilft, Informationen und Prozesse sinnvoll zu bündeln und Nutzern gleichzeitig weniger Aufwand zu bereiten.
Schritt-für-Schritt-Plan: So erkennen Sie Verbesserungspotenziale in Ihrer IT-Landschaft
Eine gut integrierte und gebündelte IT-Landschaft beginnt mit der Nutzererfahrung, die Sie schaffen möchten. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Endnutzer. Das klingt einfach, ist es aber nicht.
Deshalb haben wir die folgenden Schritte zusammengestellt:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick.
Ermitteln Sie, welche Informationen in welchem System gespeichert sind. Woher muss jede einzelne Information kommen? Welche Daten liegen beispielsweise in Ihrem CRM, Ihrer Mitgliederverwaltung oder auf Ihrer Website? - Ermitteln Sie, was Nutzer tatsächlich benötigen.
Welche Informationen müssen Nutzer sehen? Nicht alles muss jederzeit oder für jeden sichtbar sein. Sie können dies bereits nach Nutzerrolle, Gruppe oder Interesse definieren – oder auch zu einem späteren Zeitpunkt. - Prüfen Sie, wo Interaktion stattfindet.
Nachrichten und Updates zu erhalten, ist das eine. Antworten, Anmeldungen, Networking, das Ausfüllen von Formularen und das Stellen von Fragen – hier beginnt echtes Engagement. Findet bereits genügend Interaktion statt? Wenn ja, wo? - Identifizieren Sie doppelte administrative Aufgaben.
Wie oft werden Informationen oder Aufgaben in mehreren Systemen gepflegt? Hier liegt häufig erhebliches Potenzial, Prozesse zu vereinfachen und Informationen zu bündeln. - Prüfen Sie wiederkehrende Kommunikation.
Wie oft wiederholen Sie dieselben Informationen täglich, wöchentlich oder monatlich? Diese Erkenntnis könnte Sie am meisten überraschen. - Finden Sie heraus, wo Informationen stecken bleiben.
Welche Fragen werden immer wieder gestellt? Welche Updates werden übersehen? Welche Prozesse verursachen Verzögerungen? Und an welcher Stelle brechen Nutzer Prozesse ab? - Prüfen Sie die Anzahl der Anmeldungen.
Wo und wie häufig melden sich Nutzer an? Überlegen Sie, was Sie ihnen dabei abverlangen und wo sich Zugänge bündeln lassen. - Identifizieren Sie die wichtigsten Verbindungen.
Welche Systeme müssen miteinander kommunizieren? Nicht alles muss miteinander verbunden sein. Beginnen Sie mit den Verbindungen, die den größten Mehrwert für Nutzer und Administratoren schaffen. - Prüfen Sie, was noch fehlt.
Fehlt beispielsweise eine Plattform, die relevante Informationen, Kommunikation, Interaktion und Prozesse für Ihre Nutzer in einer ganzheitlichen Umgebung bündelt?
Das Ziel ist nicht, Ihre gesamte IT-Landschaft neu zu erfinden. Es geht darum, herauszufinden, wo Systeme, Informationen und Prozesse effektiver zusammenspielen und für Nutzer sinnvoll gebündelt werden können.
Die Nutzererfahrung steht an erster Stelle
Moderne Organisationen denken nicht nur in Systemen, sondern in Erlebnissen.
Nicht: Wir nutzen AFAS, SharePoint, Teams, Salesforce, Ticketing und eine Website.
Sondern: Wie stellen wir sicher, dass Mitarbeiter, Mitglieder oder Partner alles für sie Relevante als ein logisches Ganzes erleben?
Das ist der Wandel: von einzelnen Tools zu einer gebündelten Nutzererfahrung. Ihre IT-Landschaft ist dann besonders nutzerfreundlich, wenn Menschen nicht mehr darüber nachdenken müssen, welches System im Hintergrund für welche Aufgabe zuständig ist.
Von separaten Systemen zu einer gebündelten Nutzererfahrung
Kurz gesagt: Nicht jedes System muss ersetzt werden. Im Gegenteil: Häufig ist es sinnvoller, die einzelnen Systeme genau das tun zu lassen, was sie am besten können. Für die Nutzer muss die Erfahrung jedoch einfach bleiben.
Sie wollen keine fragmentierte IT-Landschaft. Sie möchten wissen, wo sie Informationen finden, wo sie aktiv werden müssen und wo Interaktion stattfindet.
Deshalb geht es bei einer modernen IT-Landschaft nicht um ein einziges allumfassendes System. So bleiben spezialisierte Systeme im Backend bestehen, während im Frontend eine klare, zusammenhängende und gebündelte Umgebung entsteht.
