Social Intranet: Was ist das und wann ist es die richtige Wahl?
Fast jede Organisation hat irgendwann ein Intranet eingeführt. Und in fast jeder Organisation zeigt sich ein Jahr später, dass es kaum genutzt wird. Nicht weil die Technik versagt, sondern weil ein Intranet etwas anderes tut, als die Menschen brauchen: Es sendet, während Mitarbeitende mitreden wollen.
In diesem Artikel geht es darum, was ein Social Intranet genau ist, worin es sich von einem klassischen Intranet unterscheidet, wann eine Community Plattform die bessere Wahl ist und warum so viele Intranet Projekte scheitern.
Was ist ein Social Intranet?
Ein Social Intranet ist eine geschlossene digitale Umgebung, in der Mitarbeitende Informationen teilen, sich austauschen und zusammenarbeiten. Der Unterschied zum klassischen Intranet liegt vor allem in der Kommunikation: Mitarbeitende veröffentlichen selbst Beiträge, reagieren aufeinander und stellen Fragen, statt nur Informationen zu empfangen.
Da die Umgebung online verfügbar ist, kann jederzeit und von überall darauf zugegriffen werden. Das erleichtert den Wissensaustausch und verhindert, dass Informationen bei einzelnen Personen oder in einem Postfach hängen bleiben.
Social Intranet vs. klassisches Intranet: die Unterschiede
Ein klassisches Intranet ist im Kern ein Publikationskanal. Mitarbeitende melden sich an, sehen den Dienstplan oder die neueste Meldung und melden sich wieder ab. Die Redaktion bestimmt, was erscheint, alle anderen lesen mit.
Ein Social Intranet setzt auf Kommunikation in beide Richtungen. Die wichtigsten Unterschiede:
- Interaktion: Kommentieren, Fragen stellen und eigene Inhalte veröffentlichen sind Standard, nicht die Ausnahme.
- Reichweite: Nicht nur für Mitarbeitende im Büro gedacht, sondern über eine Mitarbeiter App auch für Kollegen ohne festen Arbeitsplatz.
- Sichtbarkeit: Persönliche Profile und ein Mitarbeiterverzeichnis geben der Organisation ein Gesicht, statt eines anonymen Archivs.
- Verantwortung: Wissen kommt aus der gesamten Organisation, nicht nur aus der Kommunikationsabteilung.
Das klingt zunächst nach einem Detail in der Umsetzung, entscheidet aber darüber, ob die Umgebung täglich geöffnet wird oder nur dann, wenn es sein muss.
Intranet vs. Community-Plattform: Wann wählen Sie was?
Immer häufiger vergleichen Organisationen ein Social Intranet mit einer Community Plattform. Beide bündeln die interne Kommunikation in einer Umgebung, lösen aber unterschiedliche Probleme. Deshalb lohnt es sich, zunächst die Struktur der eigenen Organisation zu betrachten, bevor verschiedene Intranet Lösungen verglichen werden.
Wann genügt ein klassisches oder soziales Intranet?
Ein Intranet reicht häufig aus, wenn eine Organisation relativ homogen ist:
- ein Standort oder eine überschaubare Zahl von Niederlassungen;
- Mitarbeitende, die überwiegend an einem festen Arbeitsplatz sitzen;
- ein Kommunikationsbedarf, der sich auf Nachrichten, Dokumente und Richtlinien beschränkt;
- eine klar definierte Zielgruppe: die eigenen Mitarbeitenden.
Trifft das auf deine Organisation zu, ist ein Social Intranet oder eine Erweiterung des bestehenden digitalen Arbeitsplatzes meist die naheliegende Wahl.
Wann brauchen Sie eine Community-Plattform?
Eine Community Plattform wird relevant, sobald die Zusammensetzung der Zielgruppe komplexer wird. Das gilt etwa für Bau, Logistik, Handel und Pflege sowie für Verbände und Sportorganisationen. Typische Anzeichen:
- Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz. Ein großer Teil der Kollegen arbeitet auf der Baustelle, im Lager oder auf der Verkaufsfläche und hat keinen eigenen Schreibtisch. Ein mobiler Zugang ist dann keine Ergänzung, sondern die Grundlage.
- Mehrere Zielgruppen. Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Mitglieder oder Partner sollen aus einer Umgebung heraus gezielt angesprochen werden, ohne dass alle alles sehen.
- Mehrere Standorte mit eigener Identität. Übergreifende und lokale Nachrichten müssen nebeneinander bestehen können.
- Engagement als Ziel. Mitarbeiterbindung ist ein strategisches Ziel und nicht nur ein Nebeneffekt guter Informationsversorgung.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt VVV-Venlo. Der Verein erreicht Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Spieler und Businessmitglieder über die App VVV Verbindt in einer einzigen Umgebung. Guus Pennings, Geschäftsführer von VVV-Venlo, formuliert es so:
"Wertschätzung für Mitarbeitende und Ehrenamtliche zeigt sich nicht nur darin, dass man sie ausspricht und Aktivitäten organisiert, sondern zu einem großen Teil auch darin, dass man informiert."
Bei VVV-Venlo bestimmen Labels, welche Gruppe welche Nachricht erhält. Eine Meldung kann ausschließlich für Ehrenamtliche, ausschließlich für Mitarbeitende oder für eine bestimmte Abteilung sichtbar sein. Genau diese Unterscheidung fällt einem klassischen Intranet schwer, das auf eine einzige homogene Zielgruppe ausgelegt ist.
Auch die Größenordnung spielt eine Rolle. Bei der Stichting Venloop sind rund 1.000 Ehrenamtliche in Dutzenden Teams im Einsatz, von der Verkehrsregelung bis zu den Auf und Abbauteams. Sanne van Gerven, Mitarbeiterin der Stichting Venloop, erklärt, was das für die Kommunikation bedeutet:
"Die Plattform hilft uns vor allem dabei, schneller zu kommunizieren, den Überblick zu behalten und weniger abhängig zu sein von einzelnen Kanälen wie E-Mail, Nachrichten oder Telefonaten, und vor allem von herumschwirrenden Dateien und veralteten Versionen der Ablaufpläne."
Warum viele Intranets scheitern
Wer nach Alternativen zum Intranet sucht, tut das selten, weil die vorherige Lösung technisch nicht ausreichte. Vier Ursachen kehren immer wieder.
1. Fehlende Akzeptanz. Die Plattform wird eingeführt, aber es gibt keine klare Verantwortlichkeit und keine feste Inhaltsplanung. Nach dem Start erscheinen immer weniger Beiträge und damit verschwindet auch die Gewohnheit, sich regelmäßig anzumelden.
2. Einbahnstraßenkommunikation. Können Mitarbeitende nicht reagieren oder selbst etwas teilen, wirkt die Umgebung wie ein schwarzes Brett. Zwischen zwei Meldungen gibt es keinen Grund zurückzukehren.
3. Kein mobiler Zugang. Für Kollegen ohne festen Arbeitsplatz ist ein Intranet, das nur am Computer funktioniert, praktisch unbrauchbar. Neuigkeiten erreichen sie weiterhin über die Führungskraft oder im schlimmsten Fall gar nicht.
4. Veraltete Informationen. Sobald Menschen merken, dass ein Dokument oder eine Anleitung nicht stimmt, suchen sie woanders. Vertrauen in eine Informationsquelle entsteht langsam und kann schnell wieder verloren gehen.
Der rote Faden: Intranets scheitern selten an der Funktionalität und häufig an der Nutzung. Deshalb löst auch eine Alternative zu SharePoint oder eine neue Oberfläche für sich genommen wenig, wenn sich die zugrunde liegenden Gewohnheiten nicht ändern.
Was gehört in eine gute Intranet-Lösung?
Eine Plattform für interne Kommunikation, die dauerhaft lebendig bleibt, hat einige feste Bestandteile:
- Raum für alle, etwas beizutragen, unabhängig von Funktion oder Hierarchieebene.
- Einzel und Gruppenkommunikation, damit die Abstimmung nicht doch wieder bei WhatsApp landet.
- Persönliche Profile und ein Mitarbeiterverzeichnis, damit klar ist, mit wem man es zu tun hat.
- Einfaches Teilen von Wissen und Dateien, von Fotos und Videos bis zu Präsentationen und Ablaufplänen.
- Zugang über mehrere Geräte, mit einer App, die auf der Baustelle genauso funktioniert wie im Büro.
- Gezielte Kommunikation, bei der je nach Zielgruppe, Team oder Standort festgelegt wird, wer welche Inhalte sieht.
- Einblick in die Nutzung, um zu erkennen, welche Beiträge ankommen und wo die Aufmerksamkeit nachlässt.
Kurz gesagt: Es sollte sich wie ein sozialer Kanal anfühlen und nicht wie ein digitaler Aktenschrank.
Die Intranet-Lösung von Bundeling
Bundeling ist eine Community Plattform, die interne Kommunikation, Wissensaustausch und Engagement in einer Umgebung bündelt. Sie kombiniert ein Mitarbeiterverzeichnis, Einzel und Gruppenchats sowie einen Newsfeed mit Terminplanung, Schwarzem Brett, Flexforms, Umfragen und API Integrationen. Labels bestimmen, welche Zielgruppe welche Nachricht erhält. Push Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Neuigkeiten auch Menschen ohne festen Arbeitsplatz erreichen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.300 Organisationen in Europa die Plattform, von Sportvereinen und Verbänden bis zu Unternehmen mit Hunderten Mitarbeitenden im Außeneinsatz.
Du schwankst zwischen klassischem Intranet und Community Plattform? Sieh dir die Intranet Lösung von Bundeling an, entdecke die Funktionen oder erfahre, wie unsere App für interne Kommunikation in der Praxis funktioniert.
Lieber selbst ausprobieren? Fordere eine kostenlose Demo an und wir zeigen dir, wie die Plattform zu deiner Organisation passt.
