Communicatie verbeteren op de werkvloer

Waarom gaat communicatie op werk vaak mis?

Iedereen is anders. Punt. Sommige mensen zeggen precies wat ze van je willen, maar bij anderen zul je meer moeite moeten doen om hierachter te komen. Verschillen in karakter kunnen het moeilijk maken om op een juiste manier over te brengen – of te ontvangen.

Daarnaast denken bedrijven vaak over communicatie in middelen/tools, maar communicatie is natuurlijk meer dan een nieuwe app of een mailingsysteem implementeren. Dit is slechts de manier waarop gecommuniceerd kan worden. Het is van belang dat je als bedrijf nadenkt over de speelruimte van de communicatie. Daarmee bedoelen we dat je medewerkers écht de mogelijkheid geeft om input te geven of mee te denken.

Deze speelruimte wil je niet inperken. Een app kan de mogelijkheid geven om medewerkers veel input te geven maar het kan ook heel beperkend zijn. Wanneer alles top-down vanuit een app wordt gecommuniceerd is dat heel makkelijk voor de zender, maar de ontvanger voelt zich niet gehoord als hij/zij niet kan reageren – of alleen een duimpje kan geven.

Wist je dat de Bundeling app je medewerkers volop ruimte voor inbreng geeft? Verbeter de communicatie binnen je onderneming met een app die past bij jouw organisatie! Volledig in je eigen huisstijl. Je leest hier verder over de medewerkers app van Bundeling.

Tips om communicatie op de werkvloer te verbeteren

Natuurlijk krijg je van ons ook nog wat tips om de communicatie bij jou op de werkvloer te bevorderen. Had je hier al over nagedacht?

1. Weet wat er speelt

Zorg dat je goed op de hoogte bent van wat er in je bedrijf gaande is. Vooral bij ingrijpende veranderingen. Zoals we hierboven al zeiden denkt niet iedereen hetzelfde. De kans is groot dat je zelf ook al snel ergens een mening over vormt. Spreek dus niet meteen iemand aan met jouw oplossing. Maar luister eens naar je collega’s, vraag meningen.

Niet alleen om het maar gevraagd te hebben, maar bedenk eens manieren om collega’s van alle facetten in je bedrijf mee te laten denken over ingrijpende veranderingen.

2. Werk aan teamverband

Communicatie op de werkvloer gaat een stuk beter als we elkaar begrijpen. En we leren elkaar juist begrijpen door met elkaar op te trekken. Teambuilding is super belangrijk voor een fijne communicatie. Niet alleen op afdelingen, maar ook tussen afdelingen. Door elkaar meer als mens te zien – en niet zozeer als ‘die van sales’ of ‘die van kantoor’ komen we dichter tot elkaar. Een bedrijfsuitje of een teambuilding dag kan hier enorm aan bijdragen. 

3. Spreek face to face (maar ook online)

Zoom, een mailtje of Whatsapp kunnen natuurlijk nooit een face to face gesprek vervangen. Veel communicatiemiddelen vergroten de afstand tussen medewerkers. Als jij altijd je orders van een schermpje krijgt ga je vanzelf minder het mens achter dit scherm zien. Dat maakt het juist zo belangrijk om elkaar fysiek te zien en te spreken.

Dit sluit ook aan bij het stukje teamverband. Een videocall is vaak kort en to the point. Terwijl we juist bij het koffiezetapparaat of op kantoor ook niet werk-gerelateerde dingen met elkaar kunnen bespreken.

Online communicatiemiddelen kunnen je wel helpen om communicatie soepeler te laten verlopen. Deze moeten dan wel zó ingericht zijn dat ze het speelveld niet verkleinen, maar juist verbreden. Met de communicatie-app van Bundeling breng jij medewerkers meer met elkaar in verbinding en laat je ze actief meepraten over ontwikkelingen in je organisatie.

4. Let op toon en lichaamshouding

Non-verbale communicatie is vaak iets waar geen rekening mee gehouden wordt. Dat is ook niet zo gek. Het is lastig om in kaart te brengen op welke manier er non-verbaal gecommuniceerd wordt. Het kan ook goed zijn dat jij je zelf niet bewust bent van hoe je overkomt. Waar je zelf misschien denkt dat je handgebaren je punt duidelijker maken, vat je collega dit op als intimiderend.

Probeer bewust op je toon en je lichaamshouding te letten wanneer je communiceert met collega’s of houd eens een (anonieme) peer review hierover.

Online kan dit helemaal voor problemen zorgen. Hier is het nóg lastiger om iemand zijn toon te achterhalen. Korte berichtjes zijn voor de een heel praktisch en to the point, terwijl iemand anders ze als kortaf kan beschouwen.

5. Stick to the facts 

Een heel belangrijke! Stick to the facts. Deze tip sluit aan bij onze eerste tip; weten wat er speelt. Je mening of gevoel over een situatie kun je bijna altijd beter achter je laten. Wanneer je discussieert of juist moet bemiddelen tussen een conflict is het goed om het bij de feiten en de huidige situatie te houden. Anders loopt een situatie al gauw uit op moddergooien, vingertjes wijzen of ge-ja-maar. 

6. Niet elk gesprek is voor iedereen

Deze tip is vooral relevant als we het hebben over online communicatie. Het is heel vervelend om steeds naar gesprekken te luisteren of chats te lezen die niet belangrijk zijn voor jouw werk. Deze ‘ruis’ kun je als bedrijf het beste proberen te minimaliseren. Maak daarom in vergaderingen over chats ook eens gebruik van break-out groups. 

In de Bundeling app kun je snel reageren op threads en medewerkers indelen in verschillende kanalen. Hierdoor blijven gesprekken overzichtelijk en hoef je niet telkens door gemiste berichten scrollen, niet wetend of de informatie belangrijk is voor jou of niet. 

Benieuwd naar meer features van onze app? Bekijk hier alle mogelijke features voor je Bundeling-app!

7. Houd het formeel (maar niet ’te’)

Je collega’s zijn niet je vrienden. Gezelligheid is natuurlijk leuk en er hoeft ook zeker geen grafsfeer bij jou op kantoor of in de werkplaats te hangen, maar zorg wel voor een professionele afstandelijkheid waar nodig. Een lolletje moet er altijd af kunnen en is ook zeker aan te raden, maar het heeft ook een keerzijde.

Wanneer er serieuze zaken besproken moeten worden moet dit serieus opgepakt worden. Lang niet elk gesprek op de werkvloer zal lekker luchtig over het weekend of de eredivisie gaan, soms is communicatie ook minder leuk. Zorg dat je in deze situaties formeel blijft en denkt aan je professionele houding. Als leidinggevende mag je bijvoorbeeld nooit vergeten dat jij de knopen door moet hakken en dat je dit objectief moet doen, daar komen geen vriendschappen bij kijken.

8. Er zijn geen ‘kanten’

Een tweede tip die hierop aansluit is ook om conflicten of situaties niet vanuit ‘kanten’ te bekijken. Uiteindelijk is iedereen in je bedrijf elkaars collega. Je zult het toch samen moeten doen. Wat je uitdaging ook is! Probeer voor een gezonde balans te zorgen, uiteindelijk werk je allemaal aan hetzelfde doel – je bedrijf laten groeien.

Maak duidelijk in je communicatie waar we “met zijn allen” heen moeten en dat iedereen hier voor nodig is. Het gaat bij interne communicatie niet om wat hij of zij wil, maar hoe je samen verder komt.

9. Zeg eens sorry 

Communicatie is allesomvattend. Of we het nu hebben over mails, bellen of een face to face gesprek, er kan altijd een keer een miscommunicatie voorkomen. Dat is niet meteen reden tot paniek, maar zeg gewoon eens sorry als je een fout maakt. Je excuses aanbieden geeft je een meer menselijk beeld bij je collega’s. Daarnaast kun je bij een welgemeende excuses altijd wel op begrip rekenen. We maken namelijk allemaal foutjes.

Klik hier om nog meer te leren over interne communicatie!

Bundel jouw collega’s dichter bij elkaar