Digitale communicatie: de voor- en nadelen

Digitale communicatie. Het is haast niet meer weg te denken in onze maatschappij. Waar het allemaal begon met mail, zijn er tegenwoordig honderden opties om digitaal te communiceren. Een van de bekendste opvolgers van digitale communicatie is natuurlijk de SMS, maar die zijn we al vrijwel vergeten sinds de komst van Whatsapp en social media.

Hoe lang zal het duren voor er weer iets nieuws ontstaat? Wie zal het zeggen, met de huidige ontwikkelingen gaat het in ieder geval rap. Daar dragen we bij Bundeling ook aan bij met ons online communicatieplatform. In deze blog vertellen we je meer over de ontwikkeling van digitale communicatie en hoe je hier als organisatie écht niet meer in achter kunt blijven.

Digitale communicatie betekenis

Digitale communicatie is het uitwisselen van informatie, gegevens of berichten via elektronische apparaten. Simpele voorbeelden van digitale communicatie zijn het sturen van een e-mail, het verzenden van een Whatsapp berichtje of bellen via FaceTime. Digitale communicatie is er in enorm veel verschillende vormen. Denk bijvoorbeeld aan: tekstberichten, sociale media-berichten, videoconferenties, webinars, online chats, blogs, podcasts en meer.

De opkomst van digitale communicatie

Digitale communicatie heeft de manier waarop we als mensen met elkaar omgaan drastisch veranderd. Zowel binnen de professionele sfeer als daarbuiten. Digitale communicatie heeft ons in staat gesteld om snel en efficiënt informatie uit te wisselen, ongeacht de afstand.

Digitale communicatie heeft daarnaast enorme kansen gecreëerd op het gebied van zakelijke communicatie, marketing, klantenservice en interactie met je achterban. Daarnaast heeft het uitdagingen met zich meegebracht. Je hebt vast wel meegekregen dat er een hoop vraagstukken zijn op het gebied van digitale communicatie. Hoe waarborg je bijvoorbeeld privacy? En hoe ga je om met de verspreiding van onjuiste informatie?

De voordelen van digitale communicatie in het bedrijfsleven

Digitale communicatie heeft verschillende voordelen voor het bedrijfsleven. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:

1. Plaatsonafhankelijk communiceren

Digitale communicatie maakt het mogelijk om om-real time te communiceren met
medewerkers, klanten, partners en andere belanghebbenden, ongeacht hun fysieke locatie. E-mails, chats, videogesprekken en andere vormen van digitale communicatie stellen bedrijven in staat om direct, wereldwijd te communiceren. Dit scheelt natuurlijk bakken met tijd.

2. Goedkoop

Digitale communicatie is kostenefficiënt! E-mails en online chats zijn vrijwel gratis. Natuurlijk betaal je de internetrekening, maar internet heb je ook voor andere zaken nodig! Digitale communicatieplatforms helpen je daarnaast te besparen op reiskosten. Medewerkers kunnen op afstand deelnemen aan vergaderingen, zonder fysiek aanwezig te zijn. Dit scheelt niet alleen bij zakenreizen en dergelijke, maar zorgt er ook voor dat je medewerkers enkele dagen in de week vanuit huis kunt laten werken, zonder dat ze missen wat er speelt in je organisatie.

3. Verbeterde samenwerking

Via digitale kanalen kun je snel en gemakkelijk informatie delen, zoals documenten. Dit is vooral handig wanneer je collega’s veel samenwerken aan projecten. Bestanden kunnen vanaf één centraal punt vergaard worden. Daarnaast kunnen alle agenda’s, het toewijzen van taken en het houden van virtuele vergaderingen allemaal op één plek geregeld worden. Dit stroomlijnt de communicatie binnen je organisatie en zorgt voor een flinke efficiencyslag.

4. Groter bereik en klantinteractie

Door gebruik te maken van digitale communicatie vergroot je het bereik van jouw organisatie. Je kunt namelijk snel en effectief duizenden mensen bereiken via diverse online kanalen. Denk bijvoorbeeld aan social media, je kunt binnen no-time een enorm bereik creëren. Daarnaast kun je op een directe en gepersonaliseerde manier communiceren met (potentiële) klanten. Dit kan helpen bij het opbouwen van klantrelaties, het bevorderen van klantloyaliteit en verbeteren van de merkbeleving.

5. Flexibiliteit en schaalbaarheid

Digitaal communiceren stelt bedrijven daarnaast in staat om zichzelf snel aan te passen bij veranderende behoeften. Digitale communicatietools, zoals Bundeling, kunnen af- of opgeschaald worden op basis van de behoeften van je organisatie. Ook kan er een hoop ontwikkeld worden binnen tools. Wanneer je een specifiek probleem of vraagstuk hebt kan er hier een oplossing voor ontwikkeld worden.

Daarnaast biedt digitale communicatie flexibiliteit voor de persoon met wie je wilt communiceren. Deze kunnen namelijk zelf bepalen wanneer, hoe en met welk of via welk kanaal ze met je willen communiceren.

De nadelen van digitale communicatie

Hoewel digitale communicatie talrijke voordelen heeft, zijn er ook enkele nadelen waar je als bedrijf rekening mee moet houden.

1. Minder persoonlijk contact

Hoe meer je digitaal communiceert, des te minder je dit persoonlijk zult doen. Binnen digitale communicatie ontbreken non-verbale cues, zoals lichaamstaal en tonaliteit. Het gebrek hieraan kan leiden tot misverstanden, maar dat is niet het enige nadeel. Met puur digitaal communiceren creëer je geen binding. Dat is natuurlijk zonde. Teambuilding en binding binnen je organisatie zijn enorm belangrijk voor het behoud van personeel. Pas dus op dat de digitale communicatie binnen je onderneming ondersteunend is en niet alle (fysieke) communicatie vervangt.

2. Overweldigend

Digitale communicatie kan al snel overweldigend worden. Met een overvloed aan digitale kanalen en platforms kan het al gauw te veel worden. Stel je medewerkers (of klanten) niet bloot aan een overload aan informatie. Informatie delen is leuk en zorgt dat mensen aangesloten blijven bij je onderneming, maar bij een overload ben je mensen snel weer kwijt. Denk dus goed na hoeveel je wil delen en via welke kanalen je dit wil doen.

Een andere oplossing hiervoor is gebruik maken van gepersonaliseerde berichten of slimme labels. Niet elk bericht is noodzakelijk voor iedere medewerker. Zorg dus dat de juiste berichten bij de juiste personen terecht komen. Via het Bundeling platform deel je jouw medewerkers gemakkelijk in door middel van slimme labels. Zo weet je zeker dat jouw medewerkers alleen de noodzakelijke berichten binnen krijgen!

3. Beveiligings- en privacyrisico’s

Bij alles wat je online doet, bestaan er risico’s. Je hoort steeds meer over privacy- en beveiligingslekken, ook bij grote bedrijven gaat dit wel eens mis! Gevoelige zakelijke informatie wordt via online communicatie blootgesteld aan cyberaanvallen zoals hacks, malware en datalekken. Als organisatie moet je zorgvuldig omgaan met je online data en preventieve maatregelen nemen om de veiligheid van deze informatie te waarborgen.

4. Miscommunicatie

We noemden het al eerder, maar ook miscommunicatie en misinterpretaties zijn een risico bij digitale communicatie. Dat komt doordat nuances en subtiele seintjes ontbreken in de digitale wereld. Zelfs bij video-meetings bijvoorbeeld bij Teams kan het lastiger zijn om een klik te krijgen met een ander persoon. Het overbrengen van emoties, intenties en tonen blijft lastig via digitale kanalen, wat kan leiden tot misinterpretaties of andere misvattingen.

5. Afhankelijkheid van technologie

Hoe meer je gebruik maakt van technologie, des te meer je hier van afhankelijk bent. Je hebt het vast al eens meegemaakt. Je hebt een belangrijke meeting gepland, maar 5 minuten voordat je gaat (video)bellen stopt het internet ermee. Storingen, glitches, stroomuitval of andere problemen kunnen je communicatie flink overhoop gooien. Dit kan leiden tot verlies van productiviteit, vertraging in communicatie en frustratie.

Beter digitaal communiceren met Bundeling

Via Bundeling kan jouw organisatie beter digitaal communiceren. Via ons platform kunnen jouw collega’s gemakkelijk, locatie onafhankelijk, digitaal communiceren. Daarnaast is het Bundeling platform makkelijk in gebruik en goed beveiligd. Bundeling heeft al meer dan 800 organisaties geholpen bij het structureren van hun interne communicatie en het delen van belangrijke bedrijfsinformatie. Connect Smarter met Bundeling. Neem contact met ons op voor een gratis demo!