Bundeling vs WhatsApp : les principales différences

Un petit message à l’équipe, un groupe WhatsApp pour la réunion des membres et un autre pour le pot de départ de vendredi. Dans de nombreuses organisations, WhatsApp est devenu le canal par défaut pour partager des informations et s’organiser.

Mais WhatsApp convient-il aussi pour structurer la communication au sein d’une organisation ou d’une communauté ?

Cela dépend de ce que vous souhaitez accomplir. WhatsApp et Bundeling reposent sur des principes différents. Là où WhatsApp se concentre avant tout sur l’échange de messages, Bundeling propose une plateforme complète qui réunit communication, information, activités et interaction.

Dans cet article, Bundeling vs WhatsApp, nous passons en revue les principales différences.

Les solutions WhatsApp

Avant de comparer, il est important de distinguer les différentes solutions WhatsApp.

• Groupes WhatsApp classiques : conçus pour la communication au sein d’un groupe de personnes. Les participants peuvent partager des messages, des photos, des vidéos et des documents.
• Communautés WhatsApp : apportent davantage de structure en réunissant plusieurs groupes au sein d’une même communauté. Les admins peuvent envoyer des annonces et les membres peuvent rejoindre des groupes plus restreints. Les événements, les sondages et le partage de fichiers sont également possibles.
• WhatsApp Business : axé sur la relation avec les clients professionnels. L’application Business propose des fonctions telles que des profils d’entreprise et des outils de communication client. Pour les grandes organisations, il existe aussi l’API WhatsApp Business Platform, qui permet d’automatiser et d’intégrer la communication d’entreprise.

WhatsApp offre donc plusieurs façons d’organiser les groupes et la communication.

En quoi Bundeling se distingue-t-il de WhatsApp ?

La différence ne tient pas à une seule fonctionnalité. WhatsApp est un outil de communication. Bundeling est une plateforme qui permet d’informer, de connecter et d’activer vos collaborateurs, vos membres ou vos partenaires. Nous détaillons ces différences en six points.

1. Gestion des utilisateurs et accès

Dans WhatsApp, le numéro de téléphone sert de base au compte utilisateur. Les utilisateurs sont ajoutés à des groupes ou à des communautés, et ce sont les admins qui décident de qui y a accès.

Dans Bundeling, vous gérez les utilisateurs depuis un tableau de bord central. Vous invitez les personnes à partir de leurs données de compte, par exemple leur adresse e-mail, et vous décidez qui a accès à la plateforme. Vous n’avez donc pas besoin d’échanger des numéros de téléphone personnels pour ajouter quelqu’un à votre communauté professionnelle.

Avec Bundeling, ce processus est automatisé si vous disposez d’une intégration avec votre système RH ou CRM, comme HubSpot ou Salesforce. Vous ajoutez quelqu’un dans le système ? Cette personne est automatiquement ajoutée dans Bundeling. Et inversement : si vous supprimez quelqu’un du système, il est également supprimé automatiquement de Bundeling.

Les utilisateurs n’ont pas non plus besoin de partager leurs coordonnées entre eux. Dans Bundeling, les adresses e-mail peuvent être masquées, de sorte que les membres de votre communauté peuvent échanger sans dévoiler leurs coordonnées (personnelles). Dans un groupe WhatsApp, votre numéro de téléphone est visible par défaut pour les autres membres. WhatsApp déploie actuellement des noms d’utilisateur qui permettent de masquer son numéro, mais chaque utilisateur doit les configurer lui-même.

1.1 Que se passe-t-il lorsqu’une personne quitte l’organisation ?

Cette différence apparaît particulièrement clairement dans la gestion des anciens membres ou collaborateurs.

Lorsqu’un admin retire quelqu’un d’un groupe WhatsApp, les messages déjà reçus ne disparaissent pas automatiquement de son téléphone. La personne ne reçoit plus les nouveaux messages du groupe, mais son historique de conversation peut subsister. C’est également à noter pour les Communautés WhatsApp : en quittant une communauté, un utilisateur peut choisir de conserver son historique de conversation.

Dans Bundeling, vous gérez les accès via les comptes utilisateurs. Lorsque vous supprimez un compte, vous révoquez l’accès de cette personne à la plateforme. Votre organisation garde ainsi la maîtrise de qui a encore accès aux informations et à la communication en cours au sein de votre communauté.

1.2 Une plateforme uniquement sur invitation

Bundeling est une plateforme accessible uniquement sur invitation. Seuls les utilisateurs invités y ont accès. En tant qu’admin, vous décidez qui fait partie de la communauté et quels droits y sont associés.

Vous pouvez aussi configurer les contacts entre utilisateurs comme vous le souhaitez. Vous pouvez par exemple exiger que les utilisateurs s’invitent d’abord mutuellement en tant que relation professionnelle avant de pouvoir chatter directement.

2. Communication ciblée

Dans un groupe WhatsApp, tout le monde reçoit en principe les mêmes messages. Avec les Communautés WhatsApp, vous pouvez structurer davantage grâce à différents groupes et annonces.

Bundeling va plus loin avec les labels. Ils permettent de partager des informations avec des groupes d’utilisateurs spécifiques, par exemple selon le service, le rôle, le site, l’organisation ou le centre d’intérêt.

Ainsi, un collaborateur ne reçoit que les informations qui le concernent. Il en va de même pour les membres d’une association ou les partenaires d’un club d’affaires.

WhatsApp permet désormais aussi d’attribuer un rôle ou une fonction aux membres d’un groupe grâce aux tags de membre. Toutefois, ces tags indiquent seulement le rôle d’une personne au sein d’un groupe. Avec les labels de Bundeling, vous partagez communication et contenus avec des groupes cibles précis. Cela évite que les gens se désengagent à cause d’un trop grand nombre de notifications non pertinentes.

3. Visibilité sur la portée et l’engagement

Dans WhatsApp, vous pouvez voir qui a lu vos propres messages. En revanche, vous n’obtenez pas de vue d’ensemble du nombre de personnes que vous touchez ni du niveau d’engagement de votre communauté.

Bundeling vous offre cette visibilité grâce au tableau de bord : le back-end de la plateforme, où les admins voient en un coup d’œil tout ce qui se passe dans l’application. Vous pouvez par exemple voir combien d’utilisateurs ont lu une actualité, qui s’est inscrit à une activité et quel est le niveau d’activité de votre communauté.

Vous savez ainsi si votre message passe et pouvez adapter votre communication en conséquence. Pour les équipes RH et communication, c’est une information précieuse : vous ne communiquez plus au feeling, mais sur la base de données concrètes.

4. Bien plus qu’un simple échange de messages

Outre le chat, WhatsApp propose aussi des options pour les événements, les sondages et le partage de fichiers. Cela permet d’organiser différentes formes de communication au sein des groupes.

Bundeling combine ces options avec des fonctionnalités supplémentaires pour animer une communauté au quotidien. Par exemple :

• Actualités et informations : partagez des informations importantes de manière ciblée avec vos collaborateurs, membres ou partenaires.
• Activités et événements : organisez des réunions, gérez les inscriptions, fixez des limites de participants et envoyez des rappels automatiques.
• Billetterie et hospitalité : assurez une communication cohérente et structurée avec vos invités avant, pendant et après chaque jour de match ou événement.
• Documents et partage de connaissances : regroupez fichiers importants, vidéos, protocoles et autres informations.
• Formulaires et sondages : recueillez des retours, envoyez des enquêtes et impliquez votre communauté dans les décisions.
• Réseautage et mises en relation : permettez aux utilisateurs de se découvrir mutuellement, ainsi que leurs organisations.
• Intégrations : connectez vos systèmes existants à Bundeling via une API ou un Datalink. Utilisateurs, services et organisations restent ainsi automatiquement à jour. Notre équipe projet vous accompagne dans la mise en place.

4.1 Un environnement complet, à vos couleurs

Avec Bundeling, vous personnalisez entièrement la plateforme à votre identité visuelle et choisissez les fonctionnalités et intégrations pertinentes pour vous. Vous regroupez ainsi non seulement la communication, mais aussi l’information, les activités et l’interaction, dans un environnement qui porte la marque de votre organisation.

5. Séparer vie professionnelle et vie privée

Si vous utilisez aussi WhatsApp pour la communication professionnelle, conversations professionnelles et privées finissent souvent par se mélanger.

Avec Bundeling, la communication professionnelle dispose de sa propre application. Les conversations privées et professionnelles restent ainsi séparées. De plus, c’est vous qui décidez de partager ou non votre numéro privé avec des collègues, des membres ou des partenaires. Vous restez joignable dans Bundeling, même sans partager vos coordonnées personnelles.

Vous partez en vacances ou êtes temporairement indisponible ? Vous pouvez mettre à jour votre statut dans Bundeling afin que les autres utilisateurs sachent que vous êtes absent. Vous pouvez aussi désactiver en une fois toutes les notifications push de Bundeling dans les paramètres de l’application.

Comme vous regroupez communication professionnelle, informations et activités sur une seule plateforme, vous n’avez pas à mettre en sourdine séparément plusieurs groupes et applications professionnels. Vous décidez ainsi vous-même quand vous recevez des informations professionnelles et gardez plus de distance avec la communication de travail en dehors des heures de bureau.

6. Données et sécurité

La confidentialité et la gestion des données jouent un rôle important dans la communication d’entreprise. C’est d’autant plus vrai lorsque vous communiquez avec des collaborateurs, des membres ou des contacts professionnels, ou au sujet d’informations internes à l’entreprise.

Cela ne signifie pas que WhatsApp est dangereux à utiliser. Mais il est bon de savoir qu’outre les messages, WhatsApp traite d’autres données, telles que les informations de compte, les informations techniques et les informations relatives aux groupes et aux communautés. Selon sa propre politique de confidentialité, ces données sont également transférées et stockées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), notamment aux États-Unis. (Source : Politique de confidentialité de WhatsApp – EEE, section sur le transfert d’informations en dehors de l’EEE)

Bundeling adopte une approche différente du stockage des données. Les données sont hébergées aux Pays-Bas et soumises à la législation européenne, dont le RGPD. En outre, l’organisation reste propriétaire de ses données, même après la fin de la collaboration. Et en tant qu’admin, vous décidez qui a accès à quelles informations et communications.

Les différences en un coup d’œil

Bundeling, WhatsApp ou les deux ?

WhatsApp a un grand avantage : presque tout le monde l’a déjà sur son téléphone. Vous pouvez démarrer immédiatement et, pour des messages courts et informels ou une coordination rapide, il fonctionne très bien. C’est pourquoi il paraît souvent, au départ, la solution la plus simple.

À mesure que votre organisation ou votre communauté grandit, cela change souvent. Les échanges, les accords et les fichiers se dispersent entre les groupes, et il devient plus difficile de s’y retrouver. C’est pourquoi nous recommandons de centraliser la communication professionnelle, afin de pouvoir gérer les utilisateurs et partager l’information de manière ciblée. Bundeling propose cette solution complète. Et plus tôt vous posez cette base, plus la transition sera facile.

Cela signifie-t-il pour autant qu’il faille remplacer WhatsApp entièrement ? Pas forcément. Justement parce que tout le monde utilise déjà WhatsApp, les deux outils peuvent très bien se compléter : WhatsApp pour la coordination rapide et informelle, Bundeling pour la communication structurée, l’information et les activités au sein de votre organisation ou communauté.

Car l’objectif principal n’est pas nécessairement que tout passe par un seul canal de communication. Il s’agit de décider consciemment où la communication a lieu et comment vous regroupez clairement information, activités et interaction pour vos collaborateurs, membres ou partenaires.

Vous souhaitez savoir comment Bundeling peut fonctionner pour votre organisation ? Nous vous montrons avec plaisir comment regrouper communication, information et activités sur une seule plateforme.

This item is written by Ward Gugelot Head of Marketing