De toekomst van werken: waarom e-mail niet langer het antwoord is op interne communicatie
Zet het maar even in de mail. Herkenbaar? Je hoort het nog elke dag. Maar minstens zo vaak: Ik heb die mail niet gezien. Of: Stond dat in die bijlage? Interne communicatie die draait op e-mail begint te piepen en kraken. Want in een tijd waarin we slimmer willen werken, is versnipperde communicatie het laatste wat we nodig hebben.
Van e-mail overload naar informatiearmoede
In 2024 bleek uit een internationaal onderzoek van ClickUp dat medewerkers gemiddeld 28% van hun werkweek kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Niet aan het uitvoeren van hun werk, maar aan het zoeken hoe ze hun werk moeten doen. Naar context, bijlagen en besluiten, verspreid over e-mailthreads, chats, documenten en tools.
En als je bedenkt dat een medewerker dagelijks gemiddeld 121 e-mails ontvangt (Radicati Group, 2024), dan is het niet gek dat belangrijke informatie verloren gaat in die digitale brei.
Inefficiënt communiceren = duur communiceren
De kosten van slechte communicatie worden vaak onderschat. McKinsey becijferde al dat bedrijven die overstappen op digitale samenwerkingstools tot wel 25% productiviteitswinst kunnen boeken. Dat gaat niet alleen over sneller werken, maar vooral over beter samenwerken met minder vergaderingen, minder dubbel werk, en meer duidelijkheid.
Wat gebeurt er als processen via e-mail lopen?
- Vertraging: Medewerkers wachten op antwoorden die in iemands inbox verdwijnen.
- Onduidelijkheid: Er is geen overzicht wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Verouderde informatie: Teams nemen beslissingen op basis van achterhaalde gegevens.
De ironie? We communiceren meer dan ooit, maar begrijpen elkaar steeds minder.
Het kantelpunt: van toolchaos naar platformdenken
De afgelopen jaren is er een duidelijke trend zichtbaar: bedrijven willen centraliseren. Geen versnippering over e-mail, WhatsApp, SharePoint, Teams én nog een losse planningstool, maar één platform voor communicatie, informatie en samenwerking.
Volgens onderzoek van WorkforceGroup (2025) ziet 45% van de bedrijven het gebrek aan centrale informatievoorziening als grootste communicatieprobleem. En bijna 40% van de medewerkers geeft aan dat zij zich door interne communicatie niet goed geïnformeerd voelen over de koers van hun organisatie.
We zijn dus niet alleen op zoek naar minder tools, maar vooral naar meer grip op informatie op één plek.
AI als katalysator voor slimme communicatie
AI-tools spelen in 2025 een steeds grotere rol in hoe organisaties communiceren. Maar het gaat niet alleen om automatisering, het gaat om het slimmer maken van communicatie. AI helpt om informatie toegankelijker, relevanter en persoonlijker te maken. Denk aan:
- Samenvattingen van lange berichten, zodat medewerkers snel de kern begrijpen.
- Automatische vertalingen, essentieel voor internationale of meertalige teams.
- Gerichte distributie van updates, waarbij AI bepaalt wie welke informatie wanneer nodig heeft.
- Sentimentanalyse, waarmee organisaties realtime inzicht krijgen in hoe boodschappen landen.
Toch werkt AI pas écht goed als het gevoed wordt met gestructureerde, centrale data. In een omgeving waarin informatie verspreid is over tientallen tools, raakt de kracht van AI versnipperd. Platformdenken, waarbij communicatie, documenten en processen samenkomen op één plek, is daarom een noodzakelijke voorwaarde om het volledige potentieel van AI te benutten.
Maar technologie is niet genoeg
Technologie is een krachtig hulpmiddel, maar geen wondermiddel. Zonder de juiste cultuur en werkwijze blijft zelfs de beste tool onderbenut. Slimme interne communicatie vraagt om meer dan software: het vraagt om een gedeelde visie op hoe je als organisatie met elkaar in gesprek bent. Dat betekent:
- Minder zenden, meer dialoog: medewerkers willen niet alleen geïnformeerd worden, maar ook gehoord.
- Minder ruis, meer structuur: duidelijke processen en context zorgen voor minder misverstanden.
- Minder top-down, meer eigenaarschap: betrokkenheid groeit als mensen invloed ervaren.
Een centrale aanpak werkt alleen als die gedragen wordt door de hele organisatie. Dat vraagt om leiderschap, communicatievaardigheid én ruimte voor feedback. Technologie kan dit faciliteren, maar het zijn de mensen die het verschil maken.
Een toekomst met minder e-mail en meer verbinding
De toekomst van werken draait niet om méér communiceren, maar om slimmer communiceren. Niet alles moet sneller, maar wél duidelijker. Centraal. Vindbaar. Begrijpelijk.
Dat vraagt om keuzes: minder e-mail, meer overzicht. Minder losse tools, meer samenhang. Door communicatie te centraliseren en te verbinden met cultuur en processen, ontstaat er ruimte voor echte betrokkenheid.
Klaar om slimmer communiceren onderdeel te maken van je cultuur?
Begin met het stellen van de juiste vragen: Waar zit de ruis? Waar ontbreekt overzicht? En hoe kunnen we technologie inzetten om mensen dichter bij elkaar te brengen? Met een slimme communicatiestrategie en het juiste platform verander je passieve ontvangers in actieve betrokkenen.
Is jouw organisatie klaar om interne communicatie écht slimmer aan te pakken?
Met Bundeling creëer je een werkomgeving waarin informatie stroomt, samenwerking vanzelf gaat en medewerkers zich echt verbonden voelen. Meer dan 1000 organisaties gingen je al voor.
Plan een gratis demo en ontdek de mogelijkheden van Bundeling voor jouw organisatie.
