Als ergens ‘te’ voor staat is het meestal niet goed. Dat geldt ook voor het delen van informatie. Sommige organisaties ‘oversharen’, terwijl anderen juist te weinig delen. Binnen de wereld van interne communicatie hebben we het vaak over ‘need to know’ en ‘nice to know’ informatie, maar wat betekenen deze termen? En hoe maak je gebruik van deze indeling voor een betere balans in je interne communicatie?
Wat is ‘need to know’ en ‘nice to know’?
Need to know en nice to know zijn uitdrukkingen die gebruikt worden om het belang van informatie uit te drukken. Dit is wat ze betekenen:
Need to know
Deze informatie is essentieel voor het uitvoeren van taken of het maken van een beslissing. Het ontbreken van ‘need to know’ informatie kan ervoor zorgen dat een medewerker een verkeerde beslissing neemt, zijn of haar werk niet goed uitvoert of zelfs veiligheidsrisico’s loopt.
Een makkelijk voorbeeld van “need to know” informatie bij een transportbedrijf zijn bijvoorbeeld de vertrek- en inlaadtijden voor vrachtwagenchauffeurs. Om op tijd van A naar B te komen, moet de chauffeur weten hoe laat zijn wagen geladen moet worden en wanneer hij moet vertrekken.
Nice to know
Nice to know informatie is daarentegen interessant of aanvullend, maar niet cruciaal voor een specifieke taak. Nice to know informatie is vaak nuttig of heeft een achterliggend doel, bijvoorbeeld het vergroten van de medewerkersbetrokkenheid.
In hetzelfde voorbeeld kan het transportbedrijf ook informatie met de chauffeurs delen over gemiddeld brandstofverbruik, met als achterliggende doel chauffeurs bewuster te maken van verspilling. Bijvoorbeeld door lopende motoren of te hard optrekken bij stoplichten en dergelijke. Deze informatie is niet essentieel voor het uitvoeren van het werk van de chauffeur maar wel ‘’nice to know”.
Waarom is dit onderscheid belangrijk?
Het onderscheid tussen “need to know” en “nice to know” helpt bij het prioriteren van informatie en zorgt dat je een overload hieraan kunt voorkomen. Dit zorgt ervoor dat essentiële informatie als eerst wordt opgenomen, zonder dat medewerkers worden overladen met niet-essentiële details.
Als bedrijf wil je natuurlijk ‘the sweet spot’ tussen need to know en nice to know hebben. Ook het delen van nice to know informatie biedt namelijk een hoop voordelen, zoals het verbeteren van teamwork, het vergroten van medewerkersbetrokkenheid, het versterken van de bedrijfscultuur en beter opgeleid personeel.
Hoe houd je balans tussen ‘need to know’ en ‘nice to know’
Om een goede balans te houden tussen ‘need to know’ en ‘nice to know’ zijn er een aantal dingen die je kunt doen.
1. Ga eerst na welke informatie ‘need to know’ is:
Zorg eerst dat jouw organisatie haar ‘need to know’ informatie op orde heeft. Niet alleen tijdens onboarding, maar ook in de dagelijkse werkzaamheden is het enorm belangrijk dat jouw medewerkers makkelijk toegang hebben tot alle ‘need to know’ informatie.
2. Maak gebruik van segmentatie of labels:
Voorkom een overload aan informatie door gebruik te maken van segmentatie of labels. Deel je medewerkers op in verschillende doelgroepen, bijvoorbeeld per afdeling, locatie of managementniveau. Hierdoor kun je relevante berichten sturen naar een passende doelgroep, zonder de rest van je bedrijf bloot te stellen aan deze informatie.
3. Bied keuzemogelijkheden
Geef medewerkers de mogelijkheid om toegang te krijgen tot “nice to know” informatie, maar zorg ervoor dat het niet opgedrongen wordt. Creëer optionele kanalen, zoals discussieforums en group chats, waarbij medewerkers zelf kunnen kiezen of ze hier deel van uit willen maken.
4. Evalueer en verzamel feedback
Evalueer regelmatig de effectiviteit van je interne communicatie en verzamel feedback van medewerkers. Evalueer welke informatie waardevol en relevant wordt gevonden en pas je communicatiestrategie indien nodig aan.
Bundel jouw interne communicatie!
Maakt jouw organisatie nog gebruik van Whatsapp, e-mail, interne nieuwsbrieven én een intranet? Bundel al deze kanalen in één met Bundeling. Via jouw gepersonaliseerd platform staat je organisatie 24/7 in contact met elkaar.
Deel je organisatie in via onze slimme labels en stroomlijn je interne communicatie. Koppel al je favoriete tools en upgrade jouw intranet-oplossing. Bundeling heeft al meer dan 1.000 organisaties geholpen met slimmer communiceren!
