Waar moet je aan denken vóór de lancering van je interne communicatieplatform

Het gebruik van een intern communicatieplatform is een uitstekende manier om de verbinding binnen jouw organisatie te versterken. Bij de implementatie van een tool of platform komt natuurlijk een hoop kijken. Het is dan ook belangrijk dat je een gedegen vooronderzoek uitvoert, voordat je een platform lanceert. Vraag jij je af waar je allemaal aan moet denken? In deze blog hebben we een lijst met een aantal van de belangrijkste aandachtspunten voor je opgesteld.

1.   Doel en doelgroep

Voordat je een intern communicatieplatform lanceert is het belangrijk dat je goed hebt nagedacht over het hoofddoel van je platform. Wil je kennisdeling bevorderen, betere samenwerking faciliteren, een cultuurversterking realiseren of medewerkers betrokken houden bij jouw bedrijfsdoelstellingen en de veranderingen die spelen. Werk dit uit tot een samenhangend plan waarin je ook ingaat op hoe je deze doelen gaat realiseren via je nieuwe platform.

Bedenk vervolgens hoe je de verschillende doelgroepen binnen je organisatie gaat bereiken. Je kunt dit breed bekijken door de hele organisatie als doelgroep te zien maar ook door je organisatie op te delen in verschillende doelgroepen, bijvoorbeeld door iedere afdeling als een losse doelgroep te zien met afwijkende communicatiebehoeften.

2.   Welke functionaliteiten zijn vereist?

Bedenk welke functies nodig zijn voor het behalen van je interne communicatiedoelstellingen. Denk bijvoorbeeld aan chatgroepen, nieuwsfeeds, evenementenkalenders, de mogelijkheid om documenten te delen of labels waarmee je nieuws per afdeling of doelgroep aan kunt bieden.

3.   Gebruiksvriendelijkheid

Is het platform dat je wilt lanceren toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor de hele organisatie? Dit is namelijk enorm belangrijk voor een succesvolle introductie. Het is aan te raden om vóór je lancering te starten met een ‘soft launch’. Hierin kun je een groep medewerkers de kans geven om het platform te testen en hun feedback op het platform te geven. Is het platform bijvoorbeeld ook gebruiksvriendelijk voor collega’s die minder technisch onderlegd zijn?

4.   Technische vereisten

Een aantal technische aspecten die je moet beoordelen voor de lancering van je platform zijn beveiligingsnormen, integratiemogelijkheden met andere tools, zoals je salarisadministratie en verlofaanvragen en de mogelijkheid om persoonlijke instellingen te wijzigen. Bijvoorbeeld voor het ontvangen van pushmeldingen, het dempen van chats of het aanpassen van taalvoorkeuren. Wel handig als je met een internationaal team werkt.

5.   Training en ondersteuning

Trainingen zijn ideaal om jouw medewerkers vertrouwd te maken met het platform. Zo weet je zeker dat de lancering straks succesvol zal zijn en al je collega’s uit de voeten kunnen met deze nieuwe tool. Leg je collega’s niet alleen uit hoe ze het platform gebruiken, maar ook waar het platform voor bedoeld is en wat de spelregels zijn.

Daarnaast is het essentieel om voldoende ondersteuning te hebben. Kijk of de aanbieder van jouw platform voldoende ondersteuning biedt. Dat kan gaan om zowel de technische instellingen als de implementatie en het gebruik van het platform.

6.   Promotie

Ontwikkel een intern communicatieplan om het nieuwe platform aan te kondigen en probeer medewerkers hier enthousiast voor te maken. Leg in je interne communicatie duidelijk uit waarvoor het platform gebruikt wordt, waarom en wanneer het gelanceerd zal worden en hoe jouw medewerkers hiervan profiteren. Een voorbeeld hiervan is de aankondiging van de lancering door Woongelooflijk van Donzel, die dit op een leuke en speelse manier deed door er een puzzel van te maken.

7.   Evaluatie en uitbreiding

Als laatste punt willen we erop wijzen dat een communicatieplatform altijd een tool blijft. Hoe je met deze tool omgaat, bepaalt grotendeels het succes ervan. Bedenk dus ook hoe je als organisatie gaat meten en evalueren of deze tool succesvol gebruikt wordt. Plan een evaluatiemoment per maand, kwartaal of halfjaar en controleer of het platform voldoet aan de eisen en bijdraagt aan jullie doelstellingen op het gebied van interne communicatie.

Moeten er zaken aangepast worden binnen het platform? Zijn er aanvullende functionaliteiten nodig en kan het gebruik van het platform worden uitgebreid? Door kritisch te kijken naar het platform en jullie gebruik hiervan kun je effectief aan je doelstellingen blijven werken. 

Connect smarter met Bundeling

Bundeling is hét communicatieplatform voor bedrijven, community’s en verenigingen. We hebben al meer dan 800 organisaties geholpen om slimmer met elkaar in verbinding te komen. Wil je meer weten over de mogelijkheden van ons platform? Lees dan snel verder over ons product of vraag direct een gratis demo aan!